كل مهمة لها مسؤول واضح
لا يكفي أن يعرف المكتب أن هناك متابعة مطلوبة. الأهم أن يعرف من المسؤول عنها ومتى يجب أن تنتهي.
- إسناد المهمة لعضو من الفريق
- تحديد أولوية أو تاريخ عند الحاجة
- معرفة من أنشأ المهمة ومن ينفذها
حلول سياق
إدارة مهام مكتب المحاماة
سياق يحول تعليمات المكتب اليومية إلى مهام لها مسؤول وحالة وسياق، مع ربطها بقضية أو موكل وإشعار العضو عند إسنادها.
المشكلة التي يعالجها
- تعليمات شفهية تضيع وسط ضغط اليوم
- لا أحد يعرف من المسؤول عن المتابعة
- صعوبة مراجعة المتأخر والمكتمل بدون تفتيش في الرسائل
النتيجة داخل المكتب
- مسؤول واضح لكل مهمة
- متابعة حالة التنفيذ والمتأخر
- مهام مرتبطة بالقضية أو الموكل
المهمة مرتبطة بالقضية أو الموكل
مهمة مثل استخراج شهادة أو مراجعة مستند لا يجب أن تبقى عائمة. ربطها بالقضية أو الموكل يعطي المنفذ السياق المطلوب بدون سؤال إضافي.
- مهام داخل ملف القضية
- متابعات مرتبطة بموكل محدد
- سياق واضح قبل التنفيذ
متابعة المتأخر والمكتمل
صاحب المكتب أو المدير يحتاج رؤية سريعة: ما الذي تم؟ ما المتأخر؟ وما الذي ينتظر شخصًا معينًا؟
- حالة تنفيذ لكل مهمة
- تمييز المهام المتأخرة
- مراجعة العمل بدون تفتيش في الرسائل
إشعارات عند إسناد العمل
عند إسناد مهمة، يصل التنبيه للعضو المعني داخل النظام، مما يقلل ضياع التعليمات بين المحادثات.
- تنبيه عند تعيين مهمة
- وضوح المسؤولية
- تقليل الاعتماد على التذكير اليدوي
أسئلة شائعة
هل يمكن توزيع المهمة على أحد أعضاء الفريق؟
نعم. يمكن إسناد المهمة إلى عضو محدد من الفريق، وتظهر المسؤولية وحالة التنفيذ بوضوح.
هل يمكن ربط المهمة بقضية؟
نعم. يمكن ربط المهمة بقضية، كما يمكن أن تخدم متابعة موكل أو إجراء إداري مرتبط بالملف.